Služba správy údajov pre vašu firmu

V súčasnosti podniky získavajú množstvo nových údajov z rôznych zdrojov. Niektoré informácie sú pre podnik prínosom, zatiaľ čo niektoré zostávajú zbytočné a len zaberajú miesto v databáze. Cieľom správy údajov je štruktúrovať a spravovať údaje, ktoré pochádzajú z interných a externých zdrojov, definovať hodnotné a užitočné údaje, zmierniť riziká ich straty a premeniť nespracované údaje na zmysluplné dáta s cieľom uplatniť v rozhodovacom procese prístup založený na údajoch. 

Ďalej by sme sa v tomto článku chceli hlbšie zaoberať pojmom data governance, z akých procesov pozostáva a aké dátové aktíva prináša podnikom jeho implementácia. 

Čo je správa údajov?

Správa údajov je stratégia, ktorá zahŕňa určitý súbor nástrojov a procesov štandardizácie, ukladania, správy a prístupu k podnikovým údajom zhromaždeným z rôznych zdrojov. Aby ste vedeli, ktoré zdroje by sa mali zohľadniť v stratégii správy údajov, musíte presne pochopiť, čo sú údaje pre váš podnik, teda ktoré informácie sú dôležité a ktoré nie.

Existujú dve základné veci efektívneho riadenia údajov - prvou je ukladanie štruktúry údajov a druhou je udržiavanie údajov v bezpečí pomocou zákonov o ochrane údajov, ako sú GDPR, HIPAA a ďalšie, podľa špecifík obchodnej niky.

Ak chcete realizovať stratégiu správy údajov pre svoje vnútorné pracovné postupy, musíte prideliť zodpovedných zamestnancov za zhromažďovanie, štandardizáciu a ukladanie obchodných údajov, aby boli ľahko čitateľné pre všetky oddelenia spoločnosti. 

Zodpovedné úlohy pre rámec správy údajov

Vlastníci údajov

Vlastníci údajov sú zodpovední manažéri za poskytovanie cenných údajov pre rozhodovacie procesy. Poznajú požiadavky na údaje a na základe týchto údajov prijímajú obchodné rozhodnutia, ktoré ovplyvnia celú spoločnosť. 

Správcovia údajov

Správcovia údajov sa môžu nazývať aj dátoví architekti, ktorí sú súčasťou technického tímu spoločnosti. Ich úlohou je neustále monitorovať spôsoby zhromažďovania, ukladania a používania údajov v rámci spoločnosti a jej vnútorných procesov v súlade s dátovými štandardmi. Dátoví stevardi v podstate pracujú na štandardizácii všetkých údajov prichádzajúcich do spoločnosti z rôznych zdrojov a sledujú používanie údajov v rámci vnútorných systémov a aplikácií. Taktiež konzultujú s tímom, čo daný dátový prvok znamená a ako a na aký účel ho možno použiť.

Správcovia údajov

Správcovia údajov udržiavajú interné obchodné informácie, ktoré sa týkajú interných procesov spoločnosti, znalostných databáz, databáz atď., a uchovávajú ich v súlade s politikou a normami pre údaje. Sú zodpovední za neustály prístup k týmto informáciám pre celý tím, ako aj pre niektorých zamestnancov.

Výbor pre správu údajov

Výbor pre správu údajov je orgán spoločnosti, ktorý je zodpovedný za vytvorenie politiky a štandardov pre údaje spoločnosti, teda za to, aké zdroje údajov sú prijateľné a ako sa údaje musia uchovávať, sprístupňovať a používať v rámci oddelenia a pracovných postupov. V závislosti od veľkosti podniku môže všeobecný výbor pre správu údajov pozostávať z niekoľkých oddelení, ktoré poskytujú pomoc pri správe údajov rôznym skupinám, ako sú zamestnanci, klienti atď. 

Členovia tímu pre správu údajov

Vyššie uvedené úlohy ľudí zodpovedných za správu údajov vo vašej spoločnosti vytvárajú celý tím pre správu údajov, ktorý je nevyhnutným orgánom pre podniky, ktoré chcú získať cenné dátové aktíva a poznatky z prichádzajúcich informácií. Okrem člena výboru pre správu údajov, ktorého sme spomenuli v predchádzajúcom bode, by mali do tímu pre správu údajov patriť aj nasledujúci odborníci:

• Manažér - najvyšší zodpovedný zamestnanec za výkon správy údajov vo vašej spoločnosti;
• Architekt riešenia - zodpovedný za návrh a implementáciu nástrojov a aplikácií na správu údajov potrebných na udržiavanie politiky;
• Dátový analytik - sleduje analytické trendy v oblasti údajov a integruje ich do pracovného postupu;
• Špecialista na dodržiavanie predpisov - monitoruje dodržiavanie politík a noriem v oblasti údajov počas vyššie uvedených procesov správy údajov.

Okrem toho je veľmi dôležité zdokumentovať úlohy a zodpovednosti každej úlohy, ktorá sa podieľa na efektívnom riadení údajov a ich správe.

Typy nástrojov na správu údajov

Tvorba a implementácia politiky správy údajov sa bude vykonávať hladko pomocou určitých nástrojov a aplikácií na správu údajov. Spomedzi bežných softvérových riešení, ktoré sa bežne používajú na zavedenie politiky a štandardov správy údajov v podnikoch, by sme radi uviedli nasledujúce. 

Vizualizačné aplikácie

Tento typ nástroja je zodpovedný za reprezentáciu vnútorného dátového ekosystému vrátane všetkých interných a externých zdrojov, kde sa údaje zhromažďujú, distribuujú medzi interné procesy a pracovné postupy atď. Používa sa na účely poskytovania ľahko zrozumiteľných údajov a reportovania. 

Správa údajov

Toto softvérové riešenie štruktúruje údaje podľa ich špecifík a štandardov a poskytuje rôzne úrovne prístupu a správy. Údaje sa tak budú oveľa efektívnejšie využívať na správu údajov. 

Riadenie politiky správy údajov

Toto riešenie je nevyhnutné na zabezpečenie prísneho dodržiavania zásad a štandardov správy údajov v rámci každej pobočky, oddelenia a zamestnancov. Iba zachovanie správy politík a rámca správy údajov bude pre vašu firmu výhodné. 

Riadenie bezpečnosti údajov

Proces správy údajov musí zahŕňať vysokobezpečnostné opatrenia, aby sa predišlo porušeniu ochrany údajov, pretože údaje, ktoré vaša spoločnosť uchováva, sa týkajú vašich zamestnancov, zákazníkov, dodávateľov atď. 

Výhody rámca správy údajov pre vašu firmu

Ak by sme chceli zhrnúť vyššie uvedené vlastnosti a funkcie správy údajov, chceli by sme zdôrazniť, aké skutočné výhody prináša implementácia stratégie správy údajov vašej spoločnosti.

Informovanosť o tom, čo sú údaje

Keď hovoríme o hodnote obchodných údajov, je veľmi dôležité pochopiť, čo sú to vlastne údaje a aké informácie a ich zložky poskytujú hodnotu pre rozvoj vášho podnikania. Rámec správy údajov teda v prvom rade definuje údaje, ktoré vašu spoločnosť zaujímajú. 

Plán správy údajov zvyšuje kvalitu údajov

Vaši zamestnanci môžu prijímať, odosielať a vymieňať si rôzne údaje medzi sebou, s inými oddeleniami, pobočkami spoločnosti, poskytovateľmi atď. Ak však odchádzajúce a prichádzajúce údaje nie sú štruktúrované a nie sú presne uložené, ich zhromažďovanie nemá zmysel a neprinesie zisk. Stratégia správy údajov teda zahŕňa presné ukladanie a správu údajov pre všetky aktuálne zdroje. 

Dôsledné dodržiavanie údajov

Ochrana osobných údajov sa riadi určitými vládnymi zákonmi a nariadeniami, z ktorých niektoré sa uplatňujú vo všetkých odvetviach a niektoré sú špecifické len pre jednotlivé odvetvia, napríklad HIPAA pre zdravotníctvo. Snaha o správu údajov zabezpečuje, aby vaša spoločnosť prísne dodržiavala a zachovávala predpisy a požiadavky na ochranu údajov v odvetví, najmä pokiaľ ide o údaje vašich zákazníkov. 

Zlepšená správa údajov vo vašej spoločnosti

Integrácia rámca správy údajov umožňuje personálnym oddeleniam vašej spoločnosti prijímať rozhodnutia založené na údajoch. Vďaka používaniu softvérových nástrojov na uplatňovanie správy údajov sú údaje stabilné, ľahko prístupné a spravované, čo tiež zjednodušuje proces ukladania nových údajov a získavania aktualizácií v systémoch na ochranu osobných údajov.

Výzvy správy údajov

Napriek mnohým výhodám, ktoré je správa údajov schopná zaviesť do vášho vnútorného procesu, stále existuje celý rad nevýhod a výziev, ktoré na vás v tomto procese čakajú a ktoré je potrebné zvážiť a prediskutovať pred implementáciou stratégie správy údajov.

Chýbajúci vedúci správy údajov

Keď sa rozhodnete vytvoriť a spustiť rámec správy údajov pre vašu firmu, musíte si najať skúsených odborníkov najmä na uplatňovanie a riadenie realizácie programu správy údajov. Takíto špecialisti sa nazývajú Chief Data Officer alebo Chief Information Officer. Ak zanedbáte najatie odborníka na danú problematiku a integráciu plánu správy údajov zveríte nekompetentným zamestnancom, stratégia zlyhá ešte pred svojím začiatkom. 

Tím pre správu údajov nie je vytvorený

Zamestnanie CDO alebo CIO však nestačí na pokrytie všetkých aspektov a procesov súvisiacich s uplatňovaním programu správy údajov vo vašej spoločnosti. Tím pre správu údajov si správne rozdelí chuť a zodpovednosť s cieľom udržiavať program správy údajov. Niektorí inžinieri budú zodpovední za dodržiavanie predpisov o bezpečnosti údajov, iní za kontrolu dátových zdrojov atď. Plán správy údajov nebude vo vašom prípade fungovať prospešne, ak sa zmeškajú dôležité povinnosti z dôvodu nedostatku zamestnancov.

Neexistuje spoločné chápanie dátových aktív

Každý člen vášho tímu musí chápať hodnotu údajov a stratégie správy údajov a musí pochopiť, že len dobre zhromaždené, štruktúrované a ľahko dostupné podnikové údaje sa dajú efektívne využiť na tie či oné procesy a obchodné účely. Ak nie sú vyjasnené aktíva údajov, potom môžete mať pravdepodobne problémy s aplikáciou správy údajov. 

Správa údajov sa nerovná riadeniu údajov

Správa údajov zahŕňa správu údajov, ale program správy údajov má väčší účel a prínos ako proces správy údajov. Správa údajov sa teda uplatňuje na presné ukladanie a štruktúrovanie údajov na účely ďalšej analýzy, reportovania a rozhodovania. Ak je proces správy údajov zle organizovaný, znižuje sa bezpečnosť a zhoda údajov. 

Osvedčené postupy pri uplatňovaní ponuky údajov

Vzhľadom na výhody a nevýhody tvorby a integrácie stratégie správy údajov sa ďalej podelíme o postupy a metódy, ako začať a uplatňovať program správy údajov vo vašej spoločnosti. 

#1 Zadajte formáty údajov

Vyberte si formáty údajov, ktoré sú prijateľné v rámci vášho vnútorného systému, a použite softvérové riešenia na udržanie štandardizácie týchto formátov údajov v rámci celého dátového ekosystému. Keďže údaje prúdia z mnohých externých a interných zdrojov, všetky tieto informácie musia byť uložené v súlade s prijateľnými dátovými formátmi a štandardmi. 

#2 Zvážte nespravované zdroje údajov

Správa údajov zahŕňa štruktúrovanie všetkých, doslova všetkých údajov používaných v rámci vašich obchodných procesov - každá znalostná databáza, súbor, dokument a priečinok musia byť štruktúrované tak, aby prinášali aktíva, a nie len existovali vo vašich databázach.

#3 Načrtnite obchodné ciele, ktoré chcete dosiahnuť 

Uvedomte si, na aké účely je potrebné zaviesť program správy údajov vo vašej spoločnosti. Stanovte si realistické ciele a termíny, konzultujte ich s CDO alebo CIO a pravidelne synchronizujte pôvodný plán s priebežnými výsledkami. 

#4 Zjednodušte proces

Nie je potrebné venovať každý krok plánu správy údajov každému zamestnancovi. Snažte sa minimalizovať vplyv pripravovaných zmien na zamestnancov, ktoré nesúvisia so správou údajov, aby ste predišli stresu a nesúladu s tímom. Onboarding bude potrebný, keď bude program dokončený a pripravený na spustenie. 

#5 Prideľte zodpovedné úlohy

Ako už bolo uvedené, stratégie správy údajov zahŕňajú rôznych odborníkov a ich úlohy pri spustení plánu pre vašu spoločnosť. Uistite sa, že váš tím pre správu údajov zahŕňa všetkých potrebných inžinierov, aby sa očakávaný plán správy údajov stal skutočnosťou. 

#6 Implementujte metriky na sledovanie pokroku

Metriky vám pomôžu posúdiť účinnosť stratégie správy údajov a postupov, ktoré uplatnil váš tím pre správu údajov. Pomáha vyhodnotiť množstvo neaktuálnych údajov, ktoré sa stále ukladajú, množstvo štruktúrovaných údajov spravovaných vlastníkmi údajov, pokrok pri udržiavaní štandardov a zhody údajov, úroveň ochrany údajov atď. 

Ponuka správy údajov Altamira

Našim klientom pomáhame vytvárať a získavať stratégie správy údajov pre ich podniky. Vieme však aj to, že vysvetľovanie prínosu implementácie správy údajov je základom jej zefektívnenia.

Preto venujeme veľkú pozornosť analýze súčasného procesu správy údajov a softvérových nástrojov, ktoré sú integrované do vašich vnútorných procesov, aby sme vytvorili presný akčný plán na získanie nového programu správy údajov. Naše služby v oblasti správy údajov zahŕňajú nasledovné:

• Správa údajov - tento proces pomáha odhaliť dátové aktíva, ktoré sa doteraz nevyužívali pre zisk vášho podniku, čo zahŕňa definovanie všeobecnej štruktúry údajov, ktoré vaša spoločnosť v súčasnosti má, a vypracovanie stratégie na získanie hodnoty zo zhromaždených údajov a zavedenie prístupu založeného na údajoch do rozhodovania;
• Automatizácia údajov - proces automatizácie spôsobu zberu, spracovania a ukladania údajov pomocou implementácie softvérových aplikácií na automatizáciu, ktoré vytvoria jednotný tok údajov pre vnútorný softvérový systém;
• Migrácia údajov- prevod zastaranej štruktúry údajov na modernú infraštruktúru;
• Umelá inteligencia a strojové učenie - automatizácia manuálnych procesov pomocou technológií AI/ML, najmä implementácia funkcie rozpoznávania obrazu, prirodzeného jazyka, rozpoznávania hlasu a chatbotov v rámci vášho softvérového ekosystému;
• Vizualizácia údajov - vizualizácia toho, ako do vašej spoločnosti prúdia údaje z externých a interných zdrojov, a definovanie spôsobu, ako premeniť surové údaje na zmysluplné údaje pre dôležité obchodné rozhodnutia;
• Vyhľadávanie údajov - vzhľadom na množstvo informácií, ktoré vaša spoločnosť denne dostáva, je rýchle a presné vyhľadávanie údajov nevyhnutnou súčasťou stratégie správy údajov pomocou nástrojov vyhľadávacích technológií.

Ak sa chcete dozvedieť viac o výhodách a význame budovania a integrácie stratégie správy údajov pre váš prípad, potom vám náš tím pomôže odhaliť skryté problémy s vašimi údajmi a premeniť ich na aktíva. 

ČASTO KLADENÉ OTÁZKY