Obsah
Ak ste majiteľom malej firmy, ktorá je zapojená do dodávateľského reťazca, potom pravdepodobne viete, aký náročný môže byť proces plnenia objednávok. Nejde len o balenie tovaru, lepenie štítkov a odosielanie balíkov zákazníkom. Všetok tento tovar by ste mali vedieť niekde uskladniť, viesť jeho komplexnú evidenciu a dôkladne kontrolovať prepravu spolu so všetkými ostatnými obchodnými procesmi.
Je ťažké mať na starosti vlastné podnikanie a neustále sa snažiť zvyšovať zisk a zabezpečovať rast spoločnosti, ale je možné využiť účinnú automatizáciu a použiť technológie plnenia na zjednodušenie všetkých procesov.
Hlavné problémy s plnením
Ako vaša spoločnosť rastie, pracovný postup sa stáva zložitejším. Počet zákazníkov sa nevyhnutne zvyšuje, a preto vzniká potreba využívať množstvo kanálov na spracovanie objednávok zákazníkov. Budete musieť spravovať vlastné trhovisko, odpovedať zákazníkom prostredníctvom e-mailov a telefonátov, vkladať obrovské množstvo údajov do elektronickej databázy (CRM), spracovávať všetky zásielky a kontrolovať dodávky.
Existuje ešte viac problémov s plnením objednávok, ktoré môžu ovplyvniť vaše podnikanie:
- Skladovanie tovaru. V súčasnosti mnohé malé a stredné spoločnosti využívajú fulfillment centrá, aby ušetrili čas, peniaze a veľa úsilia. Takéto centrá skladujú firemný tovar, vykonávajú balenie a prepravu a dokonca poskytujú zákaznícku podporu. Majiteľ firmy si teda nemusí prenajímať sklad a vynakladať peniaze na jeho údržbu. Na jednej strane je to skvelé riešenie, najmä ak ste práve začali podnikať a máte obmedzený rozpočet, ale na druhej strane nie všetky vaše obchodné potreby dokážu splniť fulfillment centrá a vy nemôžete mať pod kontrolou všetky podstatné procesy.
- Riadenie zásob. Konkurencia na trhu je obrovská, a ak nebudete poskytovať presné informácie o tom, či je určitý tovar k dispozícii na objednanie alebo nie, zákazníci si pravdepodobne vyberú inú spoločnosť. Vaše online trhovisko je mocný nástroj a vyžaduje si ucelený systém sledovania zásob. Ak takýto nástroj nemáte, nebudete môcť sledovať, po ktorých položkách je veľký dopyt a ktoré nie sú na sklade. Len pred 2 rokmi Spoločnosť Wasp Barcode vypracovala správu po rozhovore s 1100 majiteľmi malých podnikov a zistila, že iba 18 % používa softvér na sledovanie zásob, zatiaľ čo 24 % nemá žiadne zásoby a 21 % zadáva základné údaje do tabuliek v programe Excel. Našťastie sa dnes táto situácia zmenila a malé podniky začali aktívne zavádzať technológie.
- Sledovanie doručenia. Vďaka včasnému doručeniu sa vaši zákazníci vrátia do vášho obchodu a objednajú si ďalší tovar. Bez použitia špeciálnej technológie však nie je možné spravovať dodávky a poskytovať zákazníkom kódy na ich sledovanie. Napr. spoločnosť Amazon používa špeciálny systém, ktorý každej objednávke priradí špeciálne číslo, aby zákazník, ktorý už za výrobok zaplatil, mohol sledovať zásielku a polohu zakúpeného tovaru počas jeho cesty.
- Medzinárodná doprava. Táto výzva je pravdepodobne najťažšia. Pri zasielaní tovaru do iných krajín je dôležité mať na pamäti, že vám môžu vzniknúť výdavky a doba dodania sa môže predĺžiť. Každá krajina si zvyčajne účtuje dane a ďalšie colné poplatky, čo znamená, že s tým bude spojené určité papierovanie. Mali by ste sa postarať o všetky dokumenty a formuláre. Medzinárodné plnenie si vyžaduje spoluprácu s rôznymi dopravcami, preto je potrebný dobrý systém na uchovávanie všetkých dokumentov a sledovanie stavu procesov.
- Logistika. Je pravdepodobné, že budete musieť využiť služby externých spoločností na koordináciu dodávok namiesto toho, aby ste sa o to postarali sami. V tomto prípade leží zodpovednosť najmä na logistických spoločnostiach, pretože by mali mať kvalitné systémy, ktoré vám dokážu poskytnúť informácie týkajúce sa vašich dodávok a umožnia vám sledovať pohyb vášho tovaru. Z vašej strany však môžete využívať nástroje, ktoré vám umožnia vykonávať rýchlu a efektívnu komunikáciu s logistickými partnermi a kontrolovať náklady na dopravu.
- Služby zákazníkom. Hlavnou starosťou všetkých majiteľov firiem je, ako dosiahnuť spokojnosť zákazníkov, aby si aj v budúcnosti objednávali ich tovar a odporúčali ich služby svojim známym. Všetci maloobchodníci teda bezpochyby potrebujú ucelený systém vybavovania objednávok, ktorý obmedzí všetky možné chyby a zabezpečí včasné dodanie objednaného tovaru v dobrom stave. Kvalitné nástroje na realizáciu objednávok umožňujú kontrolovať, ako sa tovar vyberá, balí, označuje a doručuje, a tiež minimalizujú ľudské chyby.
- Podpora zákazníkov. V prípade akýchkoľvek otázok alebo núdzového dodania by ste mali byť schopní komunikovať so svojimi zákazníkmi. Každá spoločnosť bez ohľadu na veľkosť by preto mala investovať do chatovacích systémov na odpovedanie na otázky zákazníkov a do systémov CRM na ukladanie a organizáciu ich osobných údajov a na kontrolu ich preferencií.
Eliminujte problémy so softvérom na plnenie objednávok
Ako majiteľ firmy si pravdepodobne pamätáte, ako všetko začalo, tie staré dobré časy, keď bolo možné realizovať objednávky bez akejkoľvek pomoci zo strany. Zvládnuť desiatky objednávok je vždy jednoduché, ale keď sa z desiatok balíkov stanú stovky a tisíce, musíte sa poobzerať po pomocníkovi, či už by to bol človek alebo technológia. V prípade technológie získate spoľahlivý nástroj schopný eliminovať všetky možné chyby, vybaviť všetky objednávky, sledovať otázky a sťažnosti zákazníkov a mnoho ďalšieho.
Softvér na plnenie objednávok alebo riadenie dodávateľského reťazca dokáže spracovať obrovské množstvo informácií a automatizovať mnohé časovo náročné rutinné procesy. Ak chcete, aby vaše podnikanie bolo úspešné a rozšírilo svoje možnosti, potom neexistuje lepšia voľba ako implementácia nástrojov na riadenie:
- Objednávky zákazníkov. Berte do úvahy, že takéto systémy by mali mať možnosti prezerania, pokročilého vyhľadávania a manuálneho pridávania zmien do existujúcich objednávok. Je tiež potrebné dostávať e-mailové oznámenia o aktuálnom stave objednávky.
- Inventár. Takéto riešenia by mali zahŕňať možnosť prezerať zásoby, dostávať upozornenia, keď niektorý tovar nie je na sklade, analyzovať a vytvárať prehľady o stave zásob.
- Návraty. Nástroje by vám mali umožniť nahliadnuť do faktúr zákazníkov a všetkých údajov o objednávkach, poskytnúť vám upozornenie na žiadosti o vrátenie tovaru, aby ste mohli všetko včas skontrolovať a overiť údaje. Možno budete potrebovať špeciálnu možnosť v rámci aplikácie na schválenie alebo zamietnutie vrátenia peňazí, preto je dôležitá integrácia s nákupnými a kreditnými kartami.
- Otázky zákazníkov. Mnohé spoločnosti pridávajú na svoje webové stránky živé chaty, aby mohli okamžite odpovedať na otázky, prijímať spätnú väzbu od zákazníkov a poskytovať všetku potrebnú pomoc.
- Kontrola dodávky. Možno budete potrebovať špeciálny systém na uchovávanie všetkých dokumentov súvisiacich s objednávkou na jednom mieste. Budete tiež potrebovať vygenerovať sledovacie číslo pre zákazníkov, aby si mohli skontrolovať údaje o objednávke a doručení a aktuálnu polohu svojho nákupu.
Čo by mal obsahovať váš softvér na plnenie
Analyzovali sme všetky kľúčové potreby procesov plnenia objednávok a teraz by sme radi vymenovali nasledujúce dôležité technológie, ktoré by malo užitočné riešenie obsahovať:
- Integrácia cloudu. Cloudové aplikácie umožňujú vykonávať kontrolu dodávok v reálnom čase, urýchľujú spracovanie objednávok a poskytujú presné analytické indexy, čo je skvelé pre efektívnosť podnikania.
- Integrácia s ERP. Je skvelé mať ucelené samostatné riešenie, ale ak podnikáte, pravdepodobne používate ERP a integrácia nástroja na plnenie objednávok do vášho ERP vám určite prinesie výhody. Nie je potrebné duplikovať informácie, neustále ich prenášať medzi programami a strácať niektoré údaje, ak máte komplexný systém schopný ukladať všetky údaje na jednom mieste.
- Technológia Big Data. To umožní vášmu nástroju zhromažďovať a spracovávať obrovské množstvo informácií a vytvárať analytické správy. Ak chcete lepšie porozumieť svojej klientele, skontrolovať skutočnú ponuku a dopyt na trhu a rozšíriť sortiment tovaru, potom je Big Data presne to, čo by ste mali zvážiť implementovať.
- Intuitívne UX. Niekedy má softvér na riadenie podniku komplikovanú použiteľnosť. Ak plánujete komunikovať so zákazníkmi a potrebujete poskytovať vysokú úroveň podpory, vyberte si aplikácie s intuitívnym UX.
ČASTO KLADENÉ OTÁZKY
Záver
Malé podniky môžu úspešne realizovať plnenie objednávok a zároveň sa vyhnúť mnohým problémom, rozšíriť klientsku základňu, minimalizovať ľudské chyby, finančné riziká a finančné straty. Každý majiteľ podniku len musí optimalizovať všetky vnútorné procesy pomocou existujúcich nástrojov a systémov alebo vytvorením komplexného softvéru na plnenie objednávok, ktorý spĺňa jeho konkrétne potreby.