Obsah
V súčasnosti sa podniky rôznych odvetví nezaobídu bez softvérových systémov, ktoré zefektívňujú a automatizujú ich vnútorné procesy a zvyšujú efektívnosť ľudských zdrojov. Bez ohľadu na to, akú softvérovú aplikáciu spoločnosť integruje - hotovú alebo vlastnú - môže byť proces zapracovania zamestnancov do efektívneho používania tohto softvéru pomerne náročný.
V tomto článku sa bližšie pozrieme na to, aké dôležité je uskutočniť proces nástupu zamestnancov pri inštalácii nového softvéru a aký postup treba dodržať, aby bol tento proces rýchly a efektívny.
Prečo je proces zapracovania do nového softvérového systému dôležitý?
Väčšina podnikov, ktoré už prešli procesom zapájania používateľov do nového softvéru, tvrdí, že tento krok je kľúčový pre celú implementáciu softvéru. Proces onboardingu si vyžaduje čas, úsilie a investície, rovnako ako vývoj softvérového produktu.
V podstate neexistuje žiadna spoločná technika alebo prístup, ktorý by bol vhodný pre rôzne podniky a softvérové systémy. Tento proces je potrebné navrhnúť podľa požiadaviek vášho tímu a špecifík softvérového riešenia, ktoré sa chystáte integrovať. Zvyšuje pochopenie a lojalitu vašich zamestnancov k novým operáciám vo firme.
Vo všeobecnosti existujú dva hlavné typy procesu zapracovania zamestnancov do používania nového softvérového produktu v ich práci - samoobslužný a komplexný.
Samoobslužný proces zapracovania zahŕňa zapracovanie používateľov, ktoré zabezpečuje dodávateľ softvéru v oboch prípadoch - ak si vyberiete hotový systém alebo si vytvoríte vlastné riešenie priamo pre svoju firmu. Dodávateľ softvéru musí bezproblémovo integrovať riešenie s existujúcou podnikovou aplikáciou v rámci vašich procesov a tiež zaškoliť vašich zamestnancov, ako používať všetky oprávnenia nového riešenia pri ich každodenných úlohách. Zamestnanci môžu navyše dostať textové alebo video návody na používanie riešenia.
Komplexný softvérový onboarding zahŕňa nielen úsilie poskytovateľov softvéru, ale aj interných tímov spoločnosti, ktorých úlohou je usporiadať plnohodnotné workshopy s cieľom vyškoliť každé oddelenie spoločnosti samostatne a efektívne.
Kombinácia týchto dvoch typov onboardingu prinesie vašej spoločnosti úspech. Napríklad v spoločnosti Altamira poskytujeme našim klientom službu onboardingu používateľov, kde vysvetľujeme hodnotu nového softvérového systému pre podnik, ako aj pre jednotlivé oddelenia a zamestnancov, a kde ukazujeme, ako používať možnosti systému v praxi.
Tento proces sme v našej spoločnosti absolvovali už mnohokrát a sme ochotní podeliť sa o tieto cenné znalosti a zručnosti s našimi klientmi, pre ktorých vytvárame podnikový softvér na mieru.
Výzvy v procese zavádzania softvéru
Celkovo je nástup zamestnancov vždy náročný a jeho úspech v konečnom dôsledku závisí od presného plánu integrácie. Integrácia vlastného softvéru je vždy jednoduchšia, pretože softvér zvyčajne ponúka takúto službu - zaškolenie zamestnancov v čase, ktorý potrebujú. Ak však hovoríme o hotových podnikových systémoch, môže vzniknúť mnoho problémov a niektoré z nich sú:
- Podnikové softvérové riešenie bežne obsahuje niekoľko častí funkcií, pričom každá časť sa používa v rôznych oddeleniach spoločnosti; každé oddelenie preto potrebuje samostatné semináre, aby sa naučilo používať tú časť riešenia, ktorú potrebuje na vykonávanie svojich každodenných úloh. Ak vedúci pracovníci spoločnosti nútia celý tím, aby sa naučil každú možnosť nového riešenia, zníži sa účinnosť školenia, ako aj motivácia zamestnancov.
- Informácie o školení sa musia poskytovať čiastočne alebo sa musia rozdeliť na vzdelávacie etapy s praktickými workshopmi, aby zamestnanci úspešne zvládli proces zavádzania softvéru. Ak školitelia spoločnosti poskytnú obrovské množstvo informácií naraz, pravdepodobne si nikto správne nezapamätá pokyny na zapracovanie do softvéru.
- Hotové softvérové riešenia poskytujú možnosti prispôsobenia obchodným požiadavkám a pravidlám. Táto časť školenia je rovnako dôležitá ako funkčnosť riešenia; prispôsobenie zefektívňuje prácu zamestnancov, takže vynechanie tohto školenia môže byť chybné.
- Samozrejme, že spoločnosť nemôže pripraviť individuálne školenia pre každého zamestnanca; je však nevyhnutné vziať do úvahy, že ľudia majú rôznu úroveň a schopnosť vnímať nové informácie, čo znamená, že ak niektorí potrebujú len jeden seminár, iní môžu potrebovať niekoľko školení na upevnenie vedomostí.
- Nedostatočné investície do programu zapracovania zamestnancov do nového softvéru môžu byť škodlivé pre ich prácu, ako aj pre prácu celého podniku; softvéroví partneri bežne ponúkajú programy zapracovania, ktoré zamestnancov naučia, ako efektívne používať nový typ podnikového softvérového systému a využívať všetky jeho výhody pre svoju prácu.
- Nesúlad funkcií softvéru s aktuálnymi obchodnými potrebami a požiadavkami vedie k nepochopeniu vo vašom tíme, keď zamestnanci nerozumejú hodnote a potrebám softvéru, proces vnímania môže trvať večne.
Máte problémy s nástupom používateľov?
Kontaktujte nás, aby náš tím mohol poskytnúť individuálny postup pre váš prípad
Ako efektívne zapracovať zamestnancov do nového softvéru?
V tejto chvíli sa s vami radi podelíme o praktické rady, ako naučiť vašich zamestnancov používať nový softvérový produkt s maximálnym využitím pri plnení ich úloh. Iste, každá firma si vyžaduje individuálny prístup a niektoré kroky procesu zapracovania používateľov sa môžu líšiť v závislosti od špecifík softvéru a firmy.
Na základe našich skúseností sme poskytli celkové tipy, ktoré sa vám budú hodiť počas tohto zložitého procesu.
Uistite sa, že vaši zamestnanci rozumejú výhodám
Prvou vecou, ktorú je potrebné začať v procese zapájania zamestnancov do nového softvérového riešenia, je vysvetliť potrebu a výhody tejto integrácie. Medzery v komunikácii s tímom a vyhýbanie sa konzultáciám s ním môžu viesť k neúspechu pri implementácii softvéru do vnútorných procesov.
Vedenie spoločnosti musí byť čo najtransparentnejšie, aby ukázalo skutočnú hodnotu a prínos nového softvéru pre všetky oddelenia spoločnosti. Pokiaľ ide o vedúcich pracovníkov, odporúčame viesť komunikáciu otvorene a úprimne a byť pripravený pravdivo odpovedať na všetky otázky.
Táto metóda urýchli proces akceptácie nového pracovného prístupu a celkového riešenia podnikového softvéru, ak každý zamestnanec jasne pochopí výhody používania tohto softvéru pre svoje konkrétne povinnosti.
Reagovanie na aktuálne obchodné potreby
Podľa typu softvéru, ktorý sa vaša firma chystá implementovať, sa musíte uistiť, že toto softvérové riešenie je presne to, čo vaša firma v súčasnosti potrebuje. V prvom rade musia manažéri ľudských zdrojov uskutočniť prieskumy medzi rôznymi oddeleniami, aby definovali ich hlavné problémy a zložitosti so súčasnými procesmi alebo softvérovými systémami, aby ich mohli zohľadniť v novom softvéri, ktorý sa chystáte zaviesť.
Úlohou každého podnikového softvérového systému je zefektívniť vnútorné procesy a operácie, a tým zjednodušiť svet všetkých oddelení a zvýšiť produktivitu zamestnancov. Názor tímu je kľúčový pre bezproblémový proces nástupu používateľov a získanie maximálneho zisku z používania novej podnikovej aplikácie.
Postupné učenie
Proces zapracovania zamestnancov do nového softvérového systému musí byť postupný a podmienečne rozdelený do niekoľkých krokov.
Prvou dôležitou vecou, ktorú je potrebné zvážiť, je rôznorodosť znalostí o technológiách medzi vašimi zamestnancami, čo znamená, že niektorí ľudia sú oboznámení so softvérom, zatiaľ čo iní majú málo spoločného s existujúcou softvérovou aplikáciou v rámci procesov vašej spoločnosti.
Najúčinnejšou stratégiou pri zapájaní zamestnancov do nového softvérového systému je ukázať im praktické znalosti. Musíte zorganizovať interné workshopy, na ktorých vám ľudia s pokročilejšími zručnosťami v používaní tohto riešenia vysvetlia a ukážu, ako ho používať pre rôzne oddelenia, keďže sú k dispozícii možnosti pre rôzne odvetvia.
Okrem toho odporúčame vytvoriť dokumenty so všetkými návodmi a vysvetleniami pre vašich zamestnancov, aby ste mohli zodpovedať všetky potenciálne otázky, ktoré sa môžu objaviť pri používaní nového softvéru pri ich každodenných úlohách.
Školenie je povinné pre všetkých zamestnancov
Školiace semináre na zapracovanie zamestnancov do nového softvéru musia byť povinné pre všetky oddelenia, ak toto softvérové riešenie nejako súvisí s ich prácou. Školenia by mali byť rozdelené na jednotlivé témy alebo funkcie softvéru, pretože tento prístup je efektívnejší ako prezentácia všetkých možností softvéru naraz.
Okrem toho odporúčame, aby sa školenie konalo počas pracovnej doby, pretože pravdepodobne len málo pracovníkov bude mať ochotu venovať čas počas víkendov alebo po pracovných dňoch. Každý zamestnanec musí pochopiť, prečo potrebuje zásahový softvér, a tiež musí byť oboznámený so všetkými jeho funkciami a účelom.
Určenie termínov
Chceli by sme ešte raz zopakovať, že implementácia nového softvéru musí prebiehať postupne a podľa rýchlosti vášho tímu. Nestanovujte si hneď na začiatku striktné termíny, pretože to nebude mať žiadnu efektivitu procesu, ale len stres pre vašich zamestnancov.
Proces nástupu musí byť kvalitný, ale to neznamená rýchly. Vaši zamestnanci majú stále svoje každodenné úlohy a povinnosti, ktoré je podstatnejšie vykonať včas, než porovnávať školenia onboardingu. Možno budete potrebovať ešte viac času, ako ste očakávali, ak vaša firma nikdy nepoužívala žiadny typ softvéru, čo je v dnešnej dobe nepravdepodobné.
Ako spoločnosť Altamira organizuje proces nástupu zamestnancov
Naše tímy organizujú v priebehu vývoja každého projektu, ktorý vytvárame, školenie používateľov na používanie nového softvérového riešenia.
Keďže pri vývoji softvéru používame agilný prístup, celý softvérový projekt je rozdelený na šprinty - každý šprint je zodpovedný za vývoj určitej časti funkcionality. Preto náš tím po ukončení každého šprintu vytvorí klikateľný prototyp (návrh), aby ho inžinieri, klient a zamestnanci mohli otestovať, odhaliť chyby a nedokonalosti a tiež sa naučiť, ako ho celkovo používať.
Preto je proces onboardingu rozdelený do niekoľkých workshopov a proces učenia prebieha postupne, čo je efektívnejšie ako naučiť sa celý systém naraz.
Workshopy sa bežne konajú pre vedúcich pracovníkov spoločnosti (našich klientov) a vedúcich tímov oddelení spoločnosti klienta. Na základe našich skúseností je tento prístup k školeniu najefektívnejší, pretože vedúci tímov môžu svojich zamestnancov naučiť oveľa rýchlejšie a efektívnejšie, ako keby sa workshopov zúčastnila celá spoločnosť.
Mali sme však projekty, v rámci ktorých sme mali možnosť zorganizovať nástup zamestnancov do nového softvéru pre celý tím, ktorý si nebol istý veľkosťou podniku.
Ak teda zhrnieme proces nalodenia používateľov, ktorý dodržiavame a poskytujeme našim klientom v spoločnosti Altamira, kľúčové kroky sú:
- Pravidelné živé stretnutia s klientmi, na ktorých naše tímy ukazujú, ako funguje každá vyvinutá funkcia aplikácie, testujú rôzne prípady a ich prácu a skúmajú logiku akcií, ktoré používatelia vykonávajú; okrem toho sa stretnutia nahrávajú a po každom stretnutí sa posielajú klientovi;
- Poskytnutie prístupu k aplikácii počas fázy vývoja, aby klient mohol testovať a poskytovať spätnú väzbu používateľov o práci s aplikáciou; klient tiež môže zapáliť niektorých svojich zamestnancov, aby získali ďalšie recenzie;
- Príprava pokynov pre klientov a ich zamestnancov v textových, obrazových a video formátoch, ak je to potrebné;
- Celosvetová ukážka kompletného softvérového systému pre klientov a zamestnancov, aby sa konečne mohli zapojiť do systému;
- Počas vývoja venujte veľkú pozornosť časti UX, aby všetky činnosti, ktoré budú musieť používatelia vykonať, boli intuitívne a zrozumiteľné.
Skončiť
Proces zapracovania zákazníka do používania nového softvérového riešenia je spojený s vývojom. Testovanie každej vyvinutej časti funkčnosti umožňuje vývojovému tímu, aby softvérový systém presne zodpovedal obchodným požiadavkám klienta, aby sa ľahko používal a bol vysoko funkčný pre podnikanie klienta.
Takýto prístup uplatňujeme v spoločnosti Altamira a na základe našich dlhodobých skúseností sa tento prístup vo vývoji ukázal ako najefektívnejší. Bez ohľadu na to, aké softvérové systémy vytvárame a akú úroveň zložitosti, program zapracovania zamestnancov do nového softvéru môže byť stále bezproblémový a jednoduchý, ak sa vykonáva postupne.