Obsah
Personálny softvér je nevyhnutnou softvérovou aplikáciou, ktorá sa hodí nielen personálnym agentúram, ale aj všetkým spoločnostiam, ktoré chcú efektívne zamestnať slušných zamestnancov.
Trôznorodosť uchádzačov, napriek pracovnej pozícii a odvetviu podnikania, je vždy škálovitá a náboroví pracovníci majú za úlohu preskúmať tisíce rôznych životopisov, viesť pohovory a prijímať rozhodnutia.
V tomto článku by sme chceli rozšíriť vaše vedomosti o možnostiach, ktoré personálny softvér poskytuje podnikom, aby sme vám pomohli definovať, ako môže vaša firma profitovať zo zavedenia tohto typu podnikového softvérového systému.
Čo je personálny softvér?
Personálny alebo náborový softvér je riešenie, ktoré sa bude hodiť spoločnostiam rôznych veľkostí a zameraní, ktoré chcú zlepšiť kvalitu svojho náborového procesu. Poskytuje možnosti prístupu k škálovateľnej skupine ideálnych kandidátov, ich oslovenie a budovanie dôveryhodných vzťahov pred pohovorom.
Softvér na sledovanie uchádzačov nahrádza tradičný časovo náročný proces prijímania zamestnancov cieleným vyhľadávaním a výberom kvalifikovanejších kandidátov, pričom informácie o každom potenciálnom pracovníkovi sú presne uložené.
Prečo spoločnosti potrebujú personálny softvér?
Skôr ako sa hlbšie venujeme funkciám a schopnostiam personálneho softvéru v procese náboru, radi by sme uviedli niekoľko dôvodov, prečo mnohé spoločnosti rôzneho zamerania chcú v súčasnosti implementovať personálny softvér do svojho náborového procesu. Niektoré z nich si vyberajú hotové riešenia, iné sa prikláňajú k vývoju vlastných riešení na mieru. O výhodách a nevýhodách každej voľby budeme hovoriť aj neskôr v tomto článku.
Digitalizácia komunikácie s kandidátmi
Integrácia personálneho softvéru do procesu prijímania zamestnancov do vašej spoločnosti digitalizuje spôsob komunikácie s potenciálnymi zamestnancami. Tento typ softvérového riešenia je integrovaný so všetkými komunikačnými kanálmi, ktoré vaši náboroví pracovníci používajú s kandidátmi, ako sú chaty, e-maily a hovory.
Informácie o každom uchádzačovi sú preto uložené v databáze personálneho softvéru a možno k nim ľahko pristupovať a ľahko ich spravovať. Takže kedykoľvek si náborový pracovník potrebuje obnoviť záznamy z pohovorov, môže ich rýchlo skontrolovať v rámci aplikácie.
Zlepšenie vzťahov s klientmi
Systém sledovania uchádzačov je prínosom aj pre vzťahy s vašimi klientmi, čo platí najmä pre outsourcingové spoločnosti. Služba outsourcingu a outstaffingu zahŕňa zásobovanie klienta alebo outsourcingového tímu požadovanými odborníkmi.
V prípade, že niektorý zo zamestnancov chýba, vaša spoločnosť je povinná zabezpečiť rýchle zásobovanie ďalšími zdrojmi. Personálny softvér umožňuje správne vybrať ideálneho kandidáta vzhľadom na povinnosti a zefektívniť proces prijímania zamestnancov, aby sa včas rozšíril pracovný tím.
Zlepšenie kvality kandidátov
Ako sme už spomenuli vyššie, personálny softvér zefektívňuje proces vyhľadávania ideálnych kandidátov a zameriava sa na správnych ľudí. Okrem toho toto podnikové softvérové riešenie eliminuje papierovanie a manuálne procesy, čím majú personalisti dostatok času venovať sa špičkovému vyhľadávaniu, komunikácii s potenciálnymi zamestnancami, hodnoteniu ich zručností a znalostí, aby mohli poskytovať len kvalitných kandidátov.
Personálny softvér okrem toho sleduje účinnosť jednotlivých komunikačných kanálov, aby určil, ktorý prístup k získavaniu zdrojov je pre spoločnosť najlepší, či už ide o mailing, záchranu na LinkedIn, Jinny a iných zdrojoch atď.
Náboroví pracovníci len pridajú požadované filtre pre kandidátov a získajú zoznam s najvhodnejšími odborníkmi.
Lepšia interná komunikácia
Celkovo sú personálne riešenia k dispozícii a užitočné nielen pre náborové oddelenie, ale aj pre ostatné pobočky a oddelenia spoločnosti. Napríklad marketingové oddelenia potrebujú zamestnať SEO špecialistov. Náborový pracovník má za úlohu hľadať ideálnych kandidátov na ďalšie pohovory aj s vedúcim tímu marketingu a šéfmi spoločnosti.
Vďaka systému sledovania uchádzačov môžu vedúci tímov a šéfovia vidieť plán pohovorov, prezerať životopisy, výsledok prvého pohovoru s náborovým pracovníkom a ďalšie potrebné informácie o potenciálnych pracovníkoch, ktorí vyhovujú danej pozícii.
Základné funkcie náborového softvérového riešenia
Po tom, čo sme zistili hlavné výhody implementácie náborového softvéru, sa chceme ďalej zamerať na funkcie, ktoré personálny softvér podnikom poskytuje.
Správne časové riedenie
Personálny softvér sleduje množstvo času, ktoré náboroví pracovníci strávia každodennými úlohami, ako je vyhľadávanie, pohovory, chatovanie atď. Aby mohli vykonávať dôležité úlohy efektívnejšie, môžu vyhodnocovať časovú náročnosť a definovať časovo najnáročnejšie procesy a pokúsiť sa ich urýchliť.
Integrácia s inými softvérovými aplikáciami
Ak vaša spoločnosť už prijala akýkoľvek typ podnikového riešenia, ako je ERP(plánovanie podnikových zdrojov), CRM (riadenie vzťahov so zákazníkmi) atď., nezáleží na tom, či ide o hotový softvér alebo softvér na mieru.
Sledovanie žiadateľov
Personálny softvér vám pomôže rozšíriť databázu kandidátov, ktorá sa môže hodiť pre budúce potreby spoločnosti. Napríklad nájdete slušného pracovníka, ale nezodpovedá vašim aktuálnym požiadavkám, alebo nemáte voľnú pozíciu pre tento typ špecialistu. Môžete si však uložiť kontakt a udržiavať pasívnu komunikáciu s takýmito kandidátmi, aby ste s nimi mohli rýchlo naplánovať pohovory, keď bude vaša spoločnosť pripravená.
Analýza údajov a podávanie správ
Celkové sledovanie údajov o uchádzačoch vrátane dôvodov odmietnutia, ako aj prijatia ponúk umožňuje náborovým pracovníkom vyhodnotiť efektívnosť svojich metód, odhaliť slabé stránky a pracovať na zlepšení náborového procesu, čím sa zlepší kvalita uchádzačov.
Úskalia hotových riešení
Vzhľadom na vyššie uvedené informácie si mnohé spoločnosti vyberajú pre svoje náborové procesy hotové softvérové riešenia. Dôvod jeho výberu je jasný - hotové riešenia sa rýchlo nájdu a nainštalujú a nie je potrebné dodávať vlastný vývojový tím, pretože aplikáciu spravuje dodávateľ, ale táto voľba nie je vždy o menších výdavkoch a kvalite.
Väčšina podnikov sa po implementácii hotových personálnych softvérových systémov stretáva s mnohými problémami a systémovými chybami. Preto len preto, aby ste boli informovaní, budeme diskutovať o najčastejších z nich.
Obrovské riziko odfiltrovania slušných kandidátov
Možnosť filtrovania kandidátov je trochu kontroverzná. Na jednej strane pomáha šetriť čas pri prezeraní životopisov uchádzačov, ktorí sa na danú pozíciu nehodia. Na druhej strane zostáva vysoká pravdepodobnosť, že filtre nebudú fungovať správne a ideálni kandidáti budú chýbať. Môže sa to stať raz kvôli chybe systému alebo pravidelne, ale pravdepodobne si to na začiatku nevšimnete.
Technické chyby personálneho systému
Technickým problémom sa nevyhnete pri žiadnom type softvéru, najmä ak ide o riešenie založené na technológii SaaS, čo znamená, že vaša spoločnosť je len jedným z tisícov ďalších používateľov. Systém môže byť preťažený a technický tím jednoducho nezvládne množstvo sťažností, ktoré denne dostáva.
Nakoniec sa chyby systému rýchlo neopravia a zablokujú váš náborový proces. Rovnaké problémy súvisiace s aktualizáciami funkcií sa nevykonávajú tak často, ako by vaša firma mohla vyžadovať.
Nedostatok prispôsobenia
Samozrejme, hotový softvér pre zamestnancov je integrovaný s určitým rozsahom funkcií, ktoré nemožno rozšíriť, ale možno ich prispôsobiť. Bežne existujú určité obmedzenia prispôsobenia niektorých funkcií, ako je napríklad vykazovanie, filtrovanie uchádzačov, ukladanie informácií atď. To môže zabrániť efektívnosti vášho náborového procesu.
Pomalá práca systému
Personálne riešenia na kľúč môžu byť naozaj pomalé kvôli medzerám v testovaní a aktualizácii systému. Na načítanie stránky môžete čakať aj niekoľko minút a aj tak budete musieť stránku načítať znova, aby ste to skúsili ešte raz.
Existuje veľká pravdepodobnosť, že po obnovení stránky sa informácie môžu navždy stratiť, čo spomalí celý proces prijímania zamestnancov a prácu náborového oddelenia.
Základné prvky, ktoré je potrebné zohľadniť pri výbere personálneho softvéru
Pokiaľ ide o prirodzený výber typu systému na sledovanie uchádzačov, existujú kľúčové možnosti a obchodné požiadavky, ktorým musíte venovať pozornosť ako prvým.
Vzhľadom na body, o ktorých budeme diskutovať nižšie, určíme, či je pre vašu spoločnosť vhodná hotová aplikácia, alebo by bol najlepšou voľbou softvér na nábor zamestnancov na mieru, ktorý by bol prínosom pre proces náboru zamestnancov vo vašej firme.
Súvislosť obchodných potrieb a dostupných funkcií
V prvom rade je potrebné zohľadniť aktuálne potreby a požiadavky vašej firmy. Koľko ľudí sa zaoberá náborom, koľko kandidátov momentálne potrebujete a aká je miera kvality náboru - všetky tieto možnosti definujú funkcie, ktoré musí personálny softvér obsahovať.
Na základe našich skúseností by sme vám chceli odporučiť, aby ste v prípade, že neexistuje dokonalá personálna aplikácia, ktorá by vyhovovala všetkým vašim parametrom, uvažovali o vytvorení vlastnej softvérovej aplikácie, ktorá bude navrhnutá podľa vašich konkrétnych obchodných požiadaviek.
Nástup zamestnancov
Ak ste nikdy predtým nepoužívali personálny softvér alebo podobnú technológiu v procese prijímania zamestnancov, potom môže byť zapracovanie náborového pracovníka do používania tohto typu podnikového softvéru časovo náročné.
Preto musí mať personálny systém prehľadný, moderný a intuitívny dizajn, aby ho náboroví pracovníci začali používať bez akýchkoľvek komplikácií. V opačnom prípade personálne riešenie nepridá procesu náboru vo vašej spoločnosti žiadnu efektivitu.
Posúdenie výdavkov na personálne zabezpečenie aplikácie
Hotový softvér pre zamestnancov môže vyžadovať rôzne typy poplatkov - v závislosti od funkcií, ktoré používate, alebo od obdobia, počas ktorého budete aplikáciu používať.
Dodávateľ môže napríklad ponúkať rôzne cenové plány - základné alebo pokročilé, s rôznym rozsahom funkcií, ktoré získate. Alebo môže dodávateľ požadovať poplatok na mesačnej alebo ročnej báze, pričom ročný je prakticky vždy lacnejší.
Musíte porovnať použitie hotového riešenia a vývoj riešenia na mieru, kde investujete raz a získate vysokokvalitné riešenie so všetkými možnosťami, ktoré očakávate.
Ako vám Altamira môže pomôcť
V skutočnosti nešpecifikujeme dobré alebo zlé hotové personálne riešenia, pretože sme presvedčení o výhodách a prednostiach vývoja vlastných riešení pre podniky.
Toto tvrdenie vychádza z našich dlhodobých skúseností s tvorbou softvéru na mieru, keďže sme mnohokrát sledovali, ako softvér na mieru mení spoločnosti na príklade našich klientov a umožňuje im stabilný rast a digitalizovaný rozvoj.
Radi by sme sa s vami podelili o jeden z úspešných projektov týkajúcich sa prijímania a riadenia zamestnancov, ktorý nesie názov Resume Lift.
Resume Lift je bezplatné riešenie na tvorbu životopisov, v ktorom si ľudia hľadajúci novú prácu môžu ľahko vytvoriť atraktívne a pútavé životopisy, ktoré určite upútajú pozornosť potenciálnych zamestnávateľov. Používatelia si musia zaregistrovať svoje účty, aby získali prístup k nástroju na tvorbu životopisov. Jeden používateľ môže mať určite niekoľko životopisov súčasne, aby ich mohol posielať na rôzne pracovné pozície a spravovať spätnú väzbu od nových zamestnávateľov.
Okrem toho má webová stránka aj blog, na ktorom sa odborníci na nábor a riadenie zamestnancov delia o svoje skúsenosti a tipy, ako si v krátkom čase nájsť vhodné voľné pracovné miesto. Používateľ si len vyberie tú šablónu, ktorú preferuje, a vyplní chýbajúce informácie o pracovných skúsenostiach, znalostiach a zručnostiach.
Na záver
Primárnou hodnotou softvéru na vyhľadávanie zamestnancov je zohľadnenie špecifík vášho procesu prijímania zamestnancov a celkových procesov spoločnosti. Ak chcete automatizovať proces náboru, potrebujete mať istotu v správnosti práce systému, aby ste eliminovali riziko odfiltrovania dokonalých kandidátov, zámeny ich informácií a predchádzania prijímaniu kandidátov s nedostatkom požadovaných zručností a znalostí.
Náš tím pomôže vašej spoločnosti napríklad s načrtnutím obchodných potrieb a požiadaviek na vlastný softvér pre zamestnancov:
- Inzercia voľných pracovných pozícií a kariérna stránka na webovej stránke
- Zlepšenie komunikácie s uchádzačmi pred zaslaním ponúk
- Lepšie zorganizovať proces náboru s presným plánovaním pohovorov, ukladaním informácií o každom uchádzačovi atď.
- Používanie správneho kľúčového slova v popisoch pracovných miest
- Posúdenie účinnosti súčasnej stratégie prijímania zamestnancov
- Pravidelne revidujte proces prijímania zamestnancov a jeho súlad s plánmi.