Obsah
Skôr či neskôr musí každá firma spolupracovať s dodávateľmi, aby splnila niektoré svoje potreby. Výber správneho dodávateľa nie je jednoduchý proces, pretože si vyžaduje veľkú pozornosť tímu, hodnotenie a analýzu.
Bežnou praxou je však tento proces čo najviac zjednodušiť a zohľadniť len jedno kritérium výberu dodávateľa - cenu. Ale len nízke ceny vám spoluprácu nezpríjemnia ani nezabezpečia úspech. Nemenej dôležitú úlohu zohrávajú aj ďalšie faktory, ktoré charakterizujú vašu spoluprácu, a ich zanedbanie spôsobí len ďalšie problémy.
V dôsledku toho nebudete spokojní s kvalitou spolupráce a rozhodnete sa zmeniť dodávateľa. Kým nepochopíte, ako funguje správny proces výberu dodávateľa softvéru, a neosvojíte si ho, budete čeliť rovnakým problémom, zostanete nespokojní a premárnite veľa peňazí a času preskakovaním od jedného dodávateľa k druhému.
V tomto článku opíšeme efektívny proces výberu dodávateľa, základné kritériá výberu dodávateľa a ako rozumne spolupracovať s dodávateľmi.
Hlavné kroky v procese výberu dodávateľa
Rozhodli ste sa teda spolupracovať s novým dodávateľom. Najjednoduchším riešením bude použiť Google a prelistovať prvých niekoľko stránok, aby ste našli spoločnosť, ktorá poskytuje požadované služby. Výber prvého dodávateľa, ktorého uvidíte, by však určite nebol dobrý.
Ďalšie fázy výberu dodávateľa vám pomôžu prejsť týmto procesom múdro a s maximálnou hodnotou pre vašu firmu.
Požiadavky
Ak chcete nájsť ideálneho dodávateľa, musíte najprv pochopiť, aké sú vaše potreby a aké aspekty potrebuje partner pokryť. Najlepším spôsobom, ako to dosiahnuť, je zostaviť tím zamestnancov, ktorí sú priamo zainteresovaní na výbere dodávateľov, a nechať ich definovať obchodné požiadavky, ktoré by mal váš potenciálny dodávateľ spĺňať.
V dôsledku toho by ste mali mať v písomnej forme tieto informácie:
- aký výrobok alebo službu od predajcu očakávate;
- aké sú obchodné a technické (ak je to potrebné) požiadavky na
- vyššie uvedený výrobok alebo službu;
- aké požiadavky by mal spĺňať nielen výrobok, ale aj dodávateľská spoločnosť.
Výskum
Keď máte jasnú predstavu o svojich potrebách a požiadavkách, môžete začať s prieskumom a hľadať spoločnosti, ktoré dokážu splniť vaše očakávania a poskytnúť slušnú úroveň služieb.
Odporúčame vám, aby ste si našli čas a dôkladne si overili minulosť, značky a povesť predajcov ako poskytovateľov služieb a zamestnávateľov. Skúste si vyhľadať referencie a recenzie od bývalých a súčasných klientov a zamestnancov, ako aj skontrolovať ich sociálne médiá a profily na rôznych webových stránkach a katalógoch.
Príležitostné zlé hodnotenie nemusí byť problém, ale pravidelné sťažnosti alebo neadekvátne odpovede zo strany predajcu by pre vás určite mali byť varovným signálom.
Žiadosť o návrh (RFP)
Žiadosť o ponuku (RFP) je dokument, ktorý spoločnosti posielajú potenciálnym dodávateľom s cieľom začať rokovania. Pomáha podnikom jasne opísať svoje požiadavky na potenciálnych dodávateľov a neskôr porovnať ich návrhy na základe objektívnych kritérií.
Dobrá žiadosť o predloženie ponuky (RFP) by mala obsahovať:
- úvod a zhrnutie;
- prehľad o vašej firme a jej pozadí;
- inštrukcie pre dodávateľa (akú štruktúru má mať návrh, kedy ho má predložiť, aké kontaktné údaje má použiť na jeho odoslanie atď.)
- zoznam požiadaviek, ktoré by mal dodávateľ spĺňať;
- podmienky spolupráce, o ktorú sa uchádzate.
Hodnotenie návrhov
Keď ste dostali niekoľko ponúk, musíte každú z nich vyhodnotiť a porovnať. Najlepší spôsob, ako to urobiť, je použiť maticu na porovnanie dodávateľov, ktorá zohľadňuje len objektívne kritériá a minimalizuje ľudské emócie.
Priraďte každému kritériu určitý bod a jeho váhu. Skontrolujte každý návrh dodávateľa (našťastie, ak ste postupovali správne, dostali ste návrhy napísané podľa rovnakej šablóny), prideľte potenciálnym dodávateľom body podľa výberových kritérií a urobte výpočet.
Výsledkom je, že váš tím bude mať pri hodnotení dodávateľov k dispozícii čísla, ktoré budú rozhodovať namiesto emócií alebo politických schém.
Výber predajcu
Po vyhodnotení návrhov budete mať pravdepodobne niekoľko možných dodávateľov, ktorí získali skvelé hodnotenie a môžu pokryť vaše potreby. Potom si možno budete chcieť vybrať toho, ktorý na vás urobil lepší dojem alebo je pripravený poskytnúť vám bonus alebo zľavu.
Po ukončení fázy výberu dodávateľa prejdite k rokovaniam o zmluve. Starostlivo pracujte na zmluvných podmienkach, pochopte, čo je pre vás výhodné a kde môžete urobiť kompromis. Preto netlačte len na svoj najlepší záujem a nepožadujte nemožné, aby ste umožnili bezproblémové vzťahy s dodávateľmi.
Nezabudnite si zapísať možné záväzky a riziká a spôsob riešenia zložitých situácií a vyššej moci, ktoré môžu nastať počas zmluvného obdobia.
Kritériá výberu dodávateľa
Aké kritériá by ste teda mali zohľadniť pri výbere predajcu?
Pred podpisom zmluvy sa musíte o potenciálnych dodávateľoch dozvedieť niekoľko dôležitých informácií. V opačnom prípade by ste mohli byť nepríjemne prekvapení ich výkonnosťou, zásadami alebo nedostatkom integrity.
Ak chcete zabezpečiť úspešný proces výberu dodávateľa, odporúčame zhromaždiť a vyhodnotiť čo najviac informácií o dodávateľovi pred podpisom zmluvy alebo začatím spolupráce.
Potenciálneho dodávateľa teda posudzujte podľa nasledujúcich parametrov
Obchodná prítomnosť
Ako dlho pôsobí podnik na trhu? Zrelosť spoločnosti znamená, že už získala skúsenosti vo vybranej medzere, zaviedla svoje vnútorné procesy a dokáže sa vyhnúť problémom v partnerstve, ktoré mladé spoločnosti nemusia vedieť efektívne riešiť.
Dodávka
Dobrý dodávateľ by mal byť schopný pravidelne plniť vaše požiadavky (napríklad ak hovoríme o dodávateľskom reťazci) alebo by vám mal poskytnúť kompletné riešenie, ktoré hľadáte (ak hovoríme o dodávateľovi IT). Schopnosť dodávať svoje výrobky alebo služby bez prerušenia a v plnom rozsahu je nevyhnutnou podmienkou úspešnej spolupráce.
Služby pre klientov
Ani dodávateľ s najlepšími službami nemusí byť dobrou voľbou, ak má zlú zákaznícku podporu. Spolupráca s akýmkoľvek dodávateľom znamená, že s ním budete v úzkom kontakte. Preto je potrebné, aby vaši partneri boli slušní, zdieľali podobné hodnoty a zachovávali etiku. V opačnom prípade môže nespoľahlivý, nezodpovedný alebo hrubý manažér zničiť všetky vaše dobré vzťahy.
Odkazy
Referencie sú príležitosťou na overenie výkonnosti dodávateľa v minulosti a uistenie sa, že vám neposkytne zlé služby. Vždy však posudzujte odpovede a referencie predchádzajúcich zákazníkov: môže sa stať, že ich názor nie je úplne objektívny.
Cena
Spomenuli sme, že náklady by nemali byť rozhodujúcim faktorom v procese výberu dodávateľa. Nie je však možné odstrániť ju z kritérií výberu dodávateľa: každá spoločnosť má cenový prah. Preto je vaším hlavným cieľom v tomto prípade vyvážiť náklady a prínosy a vybrať ponuku, ktorá vám za svoju cenu poskytne maximálnu hodnotu. Nenaháňajte sa za ponukami s rozpočtami nižšími, ako je priemer na trhu: je pravdepodobnejšie, že takúto lacnosť možno dosiahnuť len obetovaním kvality.
Preskúmajte našu novú kalkulačku na odhad nákladov, ktorá bola navrhnutá tak, aby našim klientom umožnila rýchle a presné posúdenie nákladov na projekt vývoja softvéru.
Udržateľnosť
Nezanikne dodávateľská spoločnosť v priebehu niekoľkých mesiacov, čo vás prinúti hľadať nového dodávateľa? Aby ste ochránili svoju firmu pred stratami, pokúste sa vopred zhodnotiť udržateľnosť dodávateľa a overte si, či nemá finančné záväzky, ktoré nedokáže pokryť alebo ktoré v minulosti nesplnil.
Najčastejšie chyby v procese výberu dodávateľa
Pri hodnotení vhodných predajcov sa môžete dopustiť niektorých chýb, ktoré môžu celý zážitok pokaziť. Poznanie hlavných hrozieb však môže pomôcť vyhnúť sa im a pripraviť plány na ich zmiernenie.
Aké sú teda hlavné chyby, ktorých sa môžete dopustiť pri hľadaní správneho dodávateľa?
Nezosúladenie procesov
Hoci by vaše partnerstvo s dodávateľom malo byť spoluprácou, stále musíte uprednostniť svoje procesy pred dodávateľmi. Ak musíte veľa upravovať, aby dodávateľ pracoval efektívne, s najväčšou pravdepodobnosťou ste si nevybrali najlepšiu možnosť na trhu a musíte vynaložiť viac peňazí.
Preto by bolo rozumné zistiť, či je vybraný dodávateľ dostatočne flexibilný na to, aby efektívne uspokojil vaše potreby.
Urýchlenie procesu výberu dodávateľa
Niekedy máme tendenciu celý proces urýchliť a dokončiť úlohu čo najskôr. Niekedy máme termín, ktorý nám výrazne skracuje možnosť premyslieť si svoju voľbu. To však môže výberu dodávateľa len uškodiť.
Aby ste mohli efektívne prejsť procesom výberu dodávateľa, potrebujete čas na prípravu všetkých potrebných dokumentov, zorientovanie sa v možnostiach, dôkladné posúdenie každej ponuky, dohodu o výbere s nadriadenými a všetkými zainteresovanými stranami atď.
Ak sa rozhodnete obetovať niektorý z týchto krokov, aby ste urýchlili proces, určite neskôr pocítite následky, a tie nebudú pozitívne.
Nezohľadnenie budúcnosti
V procese výberu dodávateľa musíte zvážiť nielen svoje súčasné obchodné ciele, ale aj potenciálne potreby a požiadavky v budúcnosti. Prečo? Každá spoločnosť plánuje expandovať, inak nakoniec ukončí svoju činnosť. Vaše objemy, očakávania a požiadavky sa budú primerane zvyšovať.
Keď teda podpíšete zmluvu s dodávateľom, musíte sa uistiť, že má kapacitu na rast objemu spolupráce, aby zodpovedal rastu vašej spoločnosti. Ak to v počiatočných fázach nestihnete, budete musieť začať proces ukončenia zmluvy s dodávateľom, a teda stratíte čas a peniaze, ktoré by ste mohli venovať iným činnostiam.
Odmietnutie dokumentácie
Prebrali sme niektoré dokumenty, ktoré je potrebné vytvoriť pre proces výberu dodávateľa. Odporúčame vám ísť ešte ďalej a zdokumentovať každé rozhodnutie a jeho odôvodnenie.
Ukladanie týchto údajov je nevyhnutné na prenos znalostí a kontinuitu procesov. Pomôže vám to aj pri nástupe nových zamestnancov, ktorí budú riadiť váš proces obstarávania, a zjednoduší vám to budúce činnosti pri výbere dodávateľov.
Zúčastnené strany nemajú rovnaké názory
Výber dodávateľa je pre spoločnosť dôležitým rozhodnutím. Tento proces sa netýka len obstarávania, ale aj manažmentu na úrovni C a prípadne ďalších oddelení. Preto by váš výber dodávateľa nemal prebiehať vo vákuu a budúca spolupráca by nemala byť pre vašich kolegov a nadriadených prekvapením.
Aby ste predišli akýmkoľvek nedorozumeniam alebo nesprávnej komunikácii, zosynchronizujte sa počas výberového procesu so všetkými zainteresovanými stranami. Môžete ich zahrnúť do tímu, ktorý bude pracovať na zhromažďovaní požiadaviek alebo preskúmavaní návrhov. Zjednodušíte tým aj proces schvaľovania výberu: namiesto jednoduchej žiadosti o schválenie začleníte kľúčové osoby do rozhodovacieho procesu.
IT priemysel: kritériá výberu dodávateľov
Outsourcing IT sa stáva čoraz populárnejším, pretože netechnické spoločnosti hľadajú softvérové riešenia na zvýšenie svojej produktivity alebo zlepšenie služieb zákazníkom, ale nemajú interný tím IT.
Správny dodávateľ IT sa stane dlhodobým partnerom. Vývoj vyspelého podnikového softvérového riešenia trvá v priemere najmenej 6 mesiacov a môže trvať aj niekoľko rokov. Preto musíte brať proces výberu potenciálnych dodávateľov vážne, pretože s vybraným partnerom budete musieť úzko spolupracovať.
Pri výbere dodávateľa IT je vo všeobecnosti potrebné venovať pozornosť rovnakým aspektom ako pri iných dodávateľoch a zohľadniť kritériá špecifické pre odvetvie IT.
Zvyčajne zahŕňajú:
- umiestnenie (vždy existujú možnosti pre dodávateľov na pevnine, v blízkosti pevniny a v zahraničí);
- technická infraštruktúra;
- technológie, s ktorými spoločnosť pracuje;
- modely spolupráce, ktoré ponúkajú (špecializovaný tím, externý personál atď.);
- odbornosť vývojárov;
- kompenzácie pre predajcov
Výber dodávateľa IT je len prvým krokom. Aj keď si vyberiete správneho dodávateľa, bez adekvátneho riadenia dodávateľa máte veľkú šancu na neúspech.
Nemalo by to však byť len vaše úsilie: Aj dodávatelia IT by mali mať záujem poskytovať čo najlepšie služby. Napríklad my v spoločnosti Altamira sa nezameriavame len na písanie kódu, ale na poskytovanie riešenia prispôsobeného vašim obchodným potrebám a cieľom.
Spolupráca so spoločnosťou Altamira vám prináša výhody:
- tím odborníkov, ktorí vedia, ako vám pomôcť určiť požiadavky a dodať riešenie špeciálne pre vašu firmu;
- úspešnosť klienta a projektových manažérov, ktorí sú s klientom neustále v kontakte a ktorých prioritou je zabezpečiť vynikajúcu klientsku skúsenosť;
- vysoká miera zodpovednosti za projekt, čo znamená, že sme pripravení prevziať zodpovednosť za úspech a životaschopnosť projektu;
- osobný prístup ku každému klientovi a každému projektu;
- flexibilná spolupráca a platobné podmienky.
Na záver
Výber správneho dodávateľa si od tímu obstarávania vyžaduje veľké sústredenie a odhodlanie. Dôkladný prístup však prinesie výsledky a predstaví vám spoľahlivého partnera, ktorý môže posilniť vaše podnikanie namiesto vytvárania ďalších problémov.
ČASTO KLADENÉ OTÁZKY
Najdôležitejším faktorom pri výbere dodávateľa je zosúladenie jeho schopností a hodnôt s vašimi obchodnými cieľmi. Tým sa zabezpečí, že dodávateľ dokáže splniť vaše špecifické potreby a podporiť vašu dlhodobú stratégiu.
Pri výbere dodávateľa je potrebné zohľadniť týchto päť kľúčových kritérií:
- Kvalita výrobkov alebo služieb
- Spoľahlivosť a dodacie lehoty
- Náklady a celková hodnota
- Služby zákazníkom a komunikácia
- Flexibilita a prispôsobivosť vašim potrebám
Kontaktujte nás a získajte bezplatnú odbornú konzultáciu.
RFP (Request for Proposal) je dokument, v ktorom sú uvedené požiadavky na projekt a dodávatelia sú vyzvaní, aby predložili ponuky. Je to dôležitý krok v procese výberu dodávateľa, pretože vám pomôže zhromaždiť podrobné ponuky a porovnať potenciálnych dodávateľov na základe vašich konkrétnych potrieb.
Výber dodávateľa prebieha v týchto troch fázach:
- Predbežná kvalifikácia: Identifikácia a výber potenciálnych dodávateľov.
- Hodnotenie: Hodnotenie dodávateľov na základe kritérií, ako sú náklady, kvalita a spoľahlivosť.
- Výber a uzatváranie zmlúv: Finalizácia výberu a stanovenie zmluvných podmienok.
Kontaktujte nás a dozviete sa viac.
Stratégia dodávateľov je plán a prístup, ktorý spoločnosť používa na riadenie a optimalizáciu svojich vzťahov s dodávateľmi. Zahŕňa výber správnych dodávateľov, udržiavanie silných partnerstiev a neustále vyhodnocovanie ich výkonnosti s cieľom zabezpečiť ich súlad s obchodnými cieľmi.
Hodnotenie dodávateľov zahŕňa posúdenie potenciálnych dodávateľov na základe faktorov, ako je ich finančná stabilita, skúsenosti, kvalita výrobkov alebo služieb, spoľahlivosť a schopnosť dodržiavať termíny. Pri tomto hodnotení môžu pomôcť nástroje, ako sú hodnotiace tabuľky, ukazovatele výkonnosti a návštevy na mieste.